POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

HOLANDA MASCOTAS E.U., identificada con Nit No. 900196587-7, responsable con el uso legal, el tratamiento de acuerdo con los fines establecidos y la seguridad y privacidad de la información que recolecte, almacene, use, circule o suprima, que contenga datos personales y en cumplimiento del mandato legal, establecido en la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten, se permite establecer la política en cuanto al tratamiento de la información, estableciendo medidas generales para garantizar los niveles de seguridad y privacidad adecuados para la protección de datos personales, con el fin de evitar posibles adulteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados, aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que administre HOLANDA MASCOTAS E.U..

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para obtener la autorización de los titulares, efectuar el tratamiento de los datos personales, las finalidades de uso, los derechos que le asisten a sus titulares, los canales de atención, así como los procedimientos internos para el tratamiento.

2. ALCANCE

La presente política rige para toda la información personal registrada en las bases de datos de HOLANDA MASCOTAS E.U., quien actúa como responsable del tratamiento de datos personales.

Todos los colaboradores, contratistas y terceros que tengan relación con HOLANDA MASCOTAS E.U. y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

3. DEFINICIONES

Se debe tener en cuenta para la presente política las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Datos privados: Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

Formato de Hábeas Data: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el cual, se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4. PRINCIPIO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con la ley 1581 de 2012, para su aplicación se tienen en cuenta los siguientes principios:

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso, e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
7. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.

Así las cosas, de conformidad con los principios anteriormente descritos HOLANDA MASCOTAS E.U., en cuanto al tratamiento de datos personales procederá así:

• Los datos deberán ser recolectados por medios transparentes y legales.
• Únicamente se recolectarán datos que sean necesarios para el negocio y siempre que se cuente con autorización.
• Cuando se pretenda recolectar datos personales sensibles se informará a los titulares las finalidades para las cuales se utilizarán sus datos, y que podrán o no autorizar el tratamiento de los mismos, así como proporcionarlos.
• El tratamiento de datos personales y datos personales sensibles únicamente se realizará, para las finalidades específicas y siempre que se cuente con la autorización, previa, expresa, informada y clara por parte del titular del dato.

Lo anterior, con excepción de los casos en que las Normas Aplicables permitan el Tratamiento de datos sin requerir autorización.

• Los titulares de los datos proporcionados deberán tener claridad respecto de las finalidades para las cuales autorizan el tratamiento de sus datos. Las autorizaciones para tratamiento de los datos contendrán dichas finalidades, y serán otorgadas mediante la suscripción de contratos, avisos de privacidad, consentimientos informados, entre otros, los cuales en todo caso incluirán tanto la autorización como las finalidades del tratamiento de datos personales.
• En el tratamiento de datos personales y datos personales sensibles se emplearán estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.

En general HOLANDA MASCOTAS E.U. utilizará los datos recolectados para las siguientes finalidades:

• Cumplir con las obligaciones contraídas con los titulares de los datos personales y datos personales sensibles.
• Realizar actividades propias del objeto social de HOLANDA MASCOTAS E.U.
• Transferir y transmitir datos con la finalidad de realizar el tratamiento de los datos de conformidad con la presente Política, única y exclusivamente para las finalidades autorizadas por el titular al momento de recolectar los datos.
• En todo caso, de realizarse la transferencia y/o transmisión de datos los mismos permanecerán como información confidencial y no podrán ser tratados con una finalidad diferente a la establecida en las autorizaciones proporcionadas por los titulares.
• Realizar la gestión y administración de los Recursos Humanos de HOLANDA MASCOTAS E.U..
• Para realizar el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes HOLANDA MASCOTAS E.U.solicitará la autorización a los padres o tutor del menor, y el tratamiento únicamente se realizará en la medida en que no se afecten los intereses y derechos de los menores.
• En ejecución de un contrato de trabajo HOLANDA MASCOTAS E.U., requerirá datos sensibles, que podrán o no, ser proporcionados por el trabajador y en todo caso serán utilizados para dar cumplimiento a las obligaciones propias del contrato de trabajo, y siempre que el trabajador hubiese autorizado de manera expresa el tratamiento de sus datos sensibles.
• HOLANDA MASCOTAS E.U. , divulgará la información de los titulares cuando las autoridades así lo requieran, y para dar cumplimiento a normas laborales y tributarias; atender requerimientos administrativos y judiciales, pudiendo ser entregados para estos fines a abogados y asesores externos, o auditores.
• En el caso de tener bases de datos personales sensibles se deberá contar con autorizaciones específicas de los titulares para tal fin, y la justificación y finalidad deberán ser concretas y legítimas, en todo caso desarrollando actividades propias del negocio de HOLANDA MASCOTAS E.U.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La empresa dentro del giro ordinario de su negocio tiene relaciones comerciales y/o jurídicas con Clientes, Proveedores y Empleados. De esta manera informa al titular de los datos que autoriza a la compañía para que se guarde, use, almacene, recolecte, transfiera, transmita nivel nacional, internacional y realice el tratamiento de sus datos personales, comerciales y financieros recolectados por medio digital o escrito con las siguientes finalidades:

CLIENTES

1. Proveer los servicios requeridos
2. Dar a conocer sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos, información comercial, publicitaria o promocional y eventos.
3. Análisis de perfiles en la red.
4. Encuestas de opinión.
5. Prospección comercial
6. Segmentación de mercados
7. Gestión administrativa
8. Gestión de facturación
9. Realizar el tratamiento de datos sensibles como: Huellas dactilares y/o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización.
10. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer al titular una capa adicional de seguridad. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley.
11. La información recolectada en la web (chat, páginas web, aplicativos móviles, redes sociales, blogs, landing pages, páginas web de aliados comerciales) será utilizada para contactarlo de manera directa para gestionar pedidos, entregar productos, ofrecer servicios, procesar pagos, actualizar nuestros registros con base en los hábitos de navegación, mostrar contenidos como las listas de deseos y opiniones de los clientes, para recomendar productos y servicios que pudieran serle de interés. También hacemos uso de esta información para mejorar nuestra tienda online y nuestra plataforma, así como para prevenir o detectar fraudes o abusos en nuestro sitio web y para permitir a terceras partes llevar a cabo soporte técnico, logístico u otras funciones en nuestro nombre.
12. Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, filiales, matrices accionistas o vinculados económicos de la EMPRESA como entidades bancarias, aliados comerciales y/o proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos.
13. El control y la prevención del fraude.
14. Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción. 2.

PROVEEDORES:

1. Consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados.
2. Gestión administrativa.
3. Gestión de cobros y pagos.
4. Gestión de facturación.
5. Gestión de proveedores.
6. Gestión económica y contable
7. Suministrar y transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas accionistas de LA EMPRESA y a sociedades controlantes, controladas, vinculadas, aliadas, o pertenecientes al mismo grupo empresarial, y/a cualquier aliado comercial.
8. Realizar el tratamiento de datos sensibles como: Huellas dactilares o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de la firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer una capa adicional de seguridad. El titular conoce que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley.
9. Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, accionistas o vinculados económicos de la EMPRESA como entidades bancarias, aliados comerciales, proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos.
10. El control y la prevención del fraude.
11. Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción.

EMPLEADOS

HOLANDA MASCOTAS E.U. realiza el tratamiento de información personal de los empleados y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales finalidades incluyen:

1. Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención exclusiones.
2. Consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados.
3. Gestión administrativa
4. Gestión de cobros y pagos.
5. Gestión económica y contable.
6. Procedimientos judiciales.
7. Formación de personal.
8. Gestión de nómina.
9. Gestión de personal
10. Prevención de riesgos laborales.
11. Investigación epidemiológica y actividades análogas.
12. Programas de promoción y prevención de enfermedades.
13. Pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas.
14. Realizar el tratamiento de datos sensibles como: (historiales clínicos, información familiar, huellas dactilares o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de la firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer una capa adicional de seguridad. El titular conoce que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley.
15. Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, vinculados económicos de la EMPRESA como entidades bancarias, aliados comerciales, proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos.
16. El control y la prevención del fraude
17. Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción.

Tratamiento antes de la relación laboral

La empresa HOLANDA MASCOTAS E.U., informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.

La empresa HOLANDA MASCOTAS E.U., una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular.

La información obtenida por la empresa HOLANDA MASCOTAS E.U., respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, si fuere el caso, serán eliminados de sus sistemas de información dando así cumplimiento al principio de finalidad.

Tratamiento de datos después de terminada la relación laboral.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, la empresa HOLANDA MASCOTAS E.U., procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo físico o virtual seguro.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conoce la política privacidad y protección de datos personales, y como tal, le fueron informados los tratamientos a los cuales serán sometidos sus datos y las finalidades para las cuales se realizarán dichos tratamientos.
2. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
3. Ser informado de la facultad para autoriza el tratamiento de datos sensibles y cualquier dato personal de niños, niñas y/o adolescentes.
4. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
5. Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
6. Comprometerse con suministrar datos personales fidedignos, correctos y actuales.
7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
8. Autorizar al responsable del tratamiento a realizar transmisión y transferencia internacional de datos, cuando estas se requieran para los tratamientos y finalidades contempladas en las Políticas de Privacidad y Protección de datos personales, aun cuando a la luz de la normatividad colombiana, los países a los cuales se remita la información no tenga implementados sistemas normativos robustos para la seguridad de la información.
9. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
10. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
11. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Es uno de los derechos que la ley 1581de 2012 reconoce a las personas que pueda controlar por sí mismo el uso que se hace de sus datos personales, y en particular, el derecho a obtener información sobre si están siendo objeto de tratamiento y, en su caso, la finalidad del mismo, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos.
12. En caso de que se actúe como causahabientes, representante y/o apoderado deberá aportarse, además del documento de identidad un documento que acredite tal calidad.
13. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14. En el supuesto de que la solicitud no reúna los requisitos formales que exige la normativa en materia de protección de datos, se solicitará al interesado la subsanación de los mismos, con el fin de poder atender su derecho de acceso.

8. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS

HOLANDA MASCOTAS E.U. como responsable de la información tiene el deber de:

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2. Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de información.
3. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
4. Todas las responsabilidades señaladas en el art. 17 y el art. 18 de la Ley 1581 de 2012 “Deberes de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento”.

9. ENTRADA EN VIGOR

El presente documento rige a partir del 25 de mayo del 2023 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.